Me Helsinki Outletissa käsittelemme kaikkia henkilötietojasi vastuullisesti suomalaisen ja eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, kuinka Helsinki Outlet Operations Oy ja sen kanssa samaan konserniin EU:ssa/ETA-alueella kuuluvat yhtiöt (jäljempänä ”Helsinki Outlet” tai ”me”) käsittelevät henkilötietoja.
Tietojasi ei käytetä muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli uusia käyttötarpeita ilmenee ja ne ovat yhteensopivia niiden käyttötarkoitusten kanssa, joita varten tiedot on alun perin kerätty, informoimme sinua uusista käyttötarkoituksista sekä niiden käsittelyperusteista. Tarvittaessa pyydämme suostumuksesi henkilötietojen uutta käyttötarkoitusta varten.
Jos sinulla on kysymyksiä tietosuojasta, otathan meihin rohkeasti yhteyttä.
Rekisterinpitäjä:
Helsinki Outlet Operations Oy
Tatti 17, 00760 HELSINKI
Y-tunnus: 2729627-8
Sähköpostiosoite: info@helsinkioutlet.fi
Mitä tietojasi käsittelemme
Saamme henkilötietoja sinulta itseltäsi. Tietoja saamme esimerkiksi jokaisen ostoksesi yhteydessä myymälöissämme tai verkkokaupassamme. Saamme henkilötietoja myös, jos rekisteröidyt uutiskirjeen tilaajaksi ja luot asiakastilin, viestinnässä kanssamme sosiaalisen median kautta sekä asiakaspalveluja hyödyntäessäsi; kyselyissä asiakaspalveluumme, reklamaatioissa, vaihto- ja palautustilanteissa.
Asiakkaan perustiedot
- Nimi
- Osoite
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Syntymäaika
- Henkilötunnus
- Sukupuoli
- Kieli
- Käyttäjätunnukset ja asiakastunnisteet
Helsinki Outlet Friends -kanta-asiakastiedot
- rekisteröitymistiedot (nimi, sukupuoli, ikä, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- rekisteröitymisen aika ja paikka
- tiedot ostoksista ja asiointikieli
Voit tutustua kanta-asiakasohjelman ehtoihin täältä.
Asiakastietojen käsittelyperuste on kanta-asiakastietojen osalta sopimuksen täytäntöönpano ja muiden asiakkaiden osalta oikeutettu etu.
Ostoksiasi myymälöissä tai verkkokaupassamme koskevat tiedot
- Ostosten ajankohta, kokonaisarvo ja brändit
- Helsinki Outlet Friends -kanta-asiakkuus
- Antamasi personoivat ja asiointia helpottavat tiedot, kuten kiinnostuksen kohteet ja muut mahdolliset tiedot
- Kuittitiedot
- Tilaukseen, toimitukseen ja palautukseen liittyvä tiedot
Ostotapahtumiin liittyvien tietojen käsittelyperuste on sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteinen velvoite.
Palaute- ja asiakaskyselyihin liittyvät tiedot
Saatamme lähettää sinulle pyynnön antaa palautetta ostokokemuksestasi. Suostumus palautekyselyyn on yhdistetty antamaasi suostumukseen uutiskirjeen lähettämiseksi. Palautteen antaminen on vapaaehtoista ja tietoja käsitellään anonyymisti. Tiedot, joita tällöin käsittelemme, ovat:
- asiakkaiden mielipiteiden ja näkemysten kerääminen kehittämistarkoituksiin
- palautekyselyjen avaus- ja klikkifrekvenssejä.
Palaute- ja asiakaskyselyihin liittyvien tietojen käsittelyperuste on oikeutettu etu.
Asiakaspalvelutoiminnan tiedot
- Asiakaspalvelukanavaan (info@helsinkioutlet.fi sekä verkkosivuilla oleva yhteydenottolomake toimitilojen vuokrausta koskien) toimitetut viestit, yhteydenottopyynnöt ja näissä sekä muissa asiakaspalvelutilanteissa annetut vastaukset
- Haettaviin hyvityksiin ja korvauksiin liittyvät tiedot, kuten peruste, määrä ja pankkiyhteystiedot
Asiakaspalvelutoimintaan liittyvien tietojen käsittelyperuste on oikeutettu etu sekä hyvityspyyntöjen sekä korvausvaatimusten osalta lakisääteinen velvoite.
Markkinointiviestinnän tiedot
- Markkinointiluvat kanavittain: sähköposti, tekstiviesti, suoramarkkinointikielto
- Tiedot lähetetyistä viesteistä ja sähköisten viestien osalta niiden avaus ja klikkaustiedot
- Tiedot postitse/sähköpostitse lähetetyistä kupongeista ja niiden käytöstä
- Tiedot lähetetyistä tapahtumakutsuista ja osallistumistiedoista
- Uutiskirjeen tilaustiedot
- Uutiskirjeen tilauksessa ilmoitetut kiinnostuksenkohteet, toiveet ja tarpeet
Markkinointiviestintään liittyvien tietojen käsittelyperuste on kanta-asiakkaiden osalta sopimuksen täytäntöönpano ja muiden asiakkaiden osalta oikeutettu etu; uutiskirjeiden ja SMS-viestien osalta asiakkaan suostumus.
Miksi käsittelemme tietojasi
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi:
- Palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi
- Asiakasviestintään ja markkinointiin
- Kilpailujen ja arvontojen järjestämiseksi asiakkaillemme
- Palveluiden, tarjousten ja markkinoinnin personoimiseksi
- Asiakaskyselyjen luomiseksi
- Raportointia ja kirjanpitoa varten
- Ostotapahtumien, tilausten ja palautusten käsittelemiseksi
- Kirjanpito
- Rikosten ehkäiseminen ja selvittäminen
- Oikeusvaateiden laatiminen, puolustaminen ja niihin vastaaminen esimerkiksi rikos- ja vahinkoasioissa sekä kuluttajaoikeudellisissa asioissa
- Kuluttajakauppaa koskevan myyjän virhevastuun toteuttaminen, tuotevastuuvelvoitteiden toteuttaminen
- Vaarallisten tuotteiden takaisinvedot
Tietoa profiloinnista
Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profiloimme asiakkaita markkinoinnin kohdentamiseksi. Tällaisella profiloinnilla ei meidän arviomme mukaan ole tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia profiloinnin kohteelle.
Sinulla on oikeus vastustaa profilointia, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun henkilökohtaisen erityisen perusteen nojalla. Voit myös milloin tahansa vastustaa profilointia, joka suoritetaan suoramarkkinoinnin kohdentamiseksi.
Tietojesi käsittely ja luovuttaminen muille osapuolille
Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös kolmansille osapuolille, kuten Helsinki Outlet konserniin kuuluville yhtiöille tai ulkopuolisille toimijoille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille esimerkiksi maksupalvelujen toteuttamiseksi, tilauksiamme toimittaville toimijoille sekä toimijoille, jotka toteuttavat markkinatutkimuksia tai markkinointikampanjoita hyväksemme. Kaikki henkilötietojen käsittelijämme ja puolestamme henkilötietoja käsittelevät ovat vaitiolovelvollisia käsitellessään henkilötietojasi.
Emme myy tai luovuta henkilötietoja muiden toimijoiden markkinointitarkoitukseen. Tietosi suojataan riittävällä tavalla, jos niitä siirretään muihin maihin. Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja joudutaan sopimusperusteisesti luovuttamaan muualle kuin EU/ETA-alueelle, tietojen luovuttamisessa noudatettavista tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksista on sovittu EU:n tietosuoja-asetuksen mallilausekkeiden mukaisesti.
Tietojen saaminen muilta kuin sinulta
Voimme ostaa kolmansilta osapuolilta tietoja, jotka täydentävät keräämiämme tietoja.
Päivitämme osoitteen- ja nimenmuutostietoja sekä osoitteellisen suoramarkkinoinnin kieltoja yhteistyökumppanimme kautta Väestörekisterikeskuksen tietoihin perustuen, mikäli rekisteröity ei ole kieltänyt tietojen luovutusta. Lisäksi keräämme tietoja seuraavista lähteistä: Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteri; kauppakeskuksen palautejärjestelmien sekä yhteistyökumppaneiden ja vuokralaisten vastaanottamat palautteet siltä osin kuin ne koskevat Helsinki Outletia.
Tietojen säilytysaika
Tiedot, jotka tallennamme suostumuksellasi, poistetaan heti, kun peruutat antamasi suostumuksen. Esimerkiksi uutiskirjeen tilaustieto poistetaan välittömästi, kun ilmoitat uutiskirjeen tilauksen peruutuksesta. Tietoja, joita käsittelemme oikeutetun edun mukaisesti, säästämme siihen saakka, jolloin etumme liittyen tallennukseen lakkaa. Asiakaspalautteita säilytämme, kunnes kukin palautetapaus on puoleltamme käsitelty loppuun, kuitenkin korkeintaan 24 kuukautta. Kanta-asiakkaiden tiedot säilytetään niin kauan kuin kanta-asiakkuus on voimassa. Kanta-asiakassuhteen päätyttyä poistamme tiedot välittömästi. Kertaluontoisten kilpailujen ja arvontojen osallistujalistat poistetaan arvonnan suorittamisen/palkinnon luovuttamisen jälkeen. Kirjanpitotarkoitusta varten käsiteltävät tiedot, kuten kuitit, ostotapahtuma-, tilaus- ja palautustiedot, säilytämme voimassa olevan kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. Asiakaspalvelutilanteista saadut tiedot säilytämme korkeintaan 24 kuukautta.
Muista päivittää yhteystietosi, jos niissä tapahtuu olennaisia muutoksia.
Suostumuksen peruuttaminen
Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme.
Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen esimerkiksi silloin, kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit antaa suostumuksesi suoramarkkinointiin viestintäkanavakohtaisesti (SMS, sähköposti).
Sinulla on mahdollisuus ja oikeus kieltää suoramarkkinointi sekä asiakastutkimukset.
Tietosuojaoikeudet
Sinulla on alla kuvatulla tavalla oikeus muun muassa tarkastaa tietosi sekä oikeus saada puutteelliset tai virheelliset tietosi oikaistuksi. Otathan huomioon, että toimintaamme liittyy myös lakisääteisiä velvollisuuksia tietojen säilyttämiseen, ja meillä voi olla velvollisuus käsitellä henkilötietojasi, vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.
Mikäli haluat käyttää tässä kuvattuja oikeuksiasi, olethan meihin yhteydessä: info@helsinkioutlet.fi.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös tiedoista ja tarkastaa tiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset henkilötiedot sekä täydentää mahdolliset puutteelliset tiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Sinulla on oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi ja siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa suostumuksesi. Jos pyydät tietojesi poistamista tai peruutat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, poistamme tiedot järjestelmistämme, ellei tietojen käsittelylle ole muuta laillista perustetta tai ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tietoja.
Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei koske lakisääteisistä velvoitteistamme johtuvaa henkilötietojen käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu Helsinki Outletin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen.
Oikeus tehdä valitus
Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme jättämään valituksen ensisijaisesti meidän kauttamme, jotta voimme ratkaista asiasi mahdollisimman nopeasti ja vaivattomasti.
Tietosuojakäytännön päivittäminen
Tietosuojakäytäntöä voidaan päivittää palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten seurauksena. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
Verkkosivuston liikenne ja analyysi (evästeet)
Helsinki Outletin verkkosivustoilla ja -palveluissa käytetään evästeitä, jotka keräävät ja analysoivat tietoja verkkosivustoilla tapahtuvasta käytöstä, liikenteestä ja toiminnoista. Evästeiden käytöstä voit lukea lisää täältä